我國加入WTO后，國內高星級會(huì )議型酒店發(fā)展迅速，機遇面前，會(huì )議型酒店應如何從容應對，并打造自身品牌呢？

確保設備設施運行正常

許多下榻過(guò)國外高星級酒店的國內客人都有這樣的同感：國外酒店硬件不如國內，但軟件比國內強。國內會(huì )議型酒店的設備設施與同等星級其他類(lèi)型的酒店相比，又有投資更大、功能更全、品質(zhì)更高的特點(diǎn)。所以，會(huì )議型酒店的硬件管理工作就顯得特別重要。

首先，從酒店籌建確定客房、餐飲、會(huì )場(chǎng)的規模格局起就得慎重，盡量要做到相互配套合理，且功能上盡可能齊全，切不可貪大求多或頭重腳輕，防止給日后經(jīng)營(yíng)造成不利；二是要在充分調研認證的前提下，配置選購相應的設備設施。在廠(chǎng)家安裝調試時(shí)，酒店要派工程師全程跟蹤參與；三是要在開(kāi)業(yè)前選用責任心強、有相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人員參加設備廠(chǎng)家舉辦的輔導培訓，考核合格后再上崗；四是要制定各項操作規程，并定期反復培訓，杜絕違規操作、設備損傷的現象發(fā)生；五是要督導員工在日常工作中養成能動(dòng)地解決小問(wèn)題的良好習慣；六是酒店要通過(guò)定期大修、日常保養達到延長(cháng)其使用壽命的效果。

擁有協(xié)作高效的員工團隊

“養兵千日，用兵一時(shí)?！本频暝跁?huì )議接待高峰期，如何調兵遣將、指揮作戰并恰到好處，是會(huì )議接待工作中的首要環(huán)節。有時(shí)酒店即便擁有一批技能高超、業(yè)務(wù)嫻熟的頂級員工，也不一定就能打勝仗，因為只有步調一致才能取得勝利。因此，酒店要注重營(yíng)造員工之間相互理解、相互協(xié)調、換位思考的良好氛圍。

員工之間、崗位之間、部門(mén)之間通力協(xié)作，無(wú)論客人提出多高的要求，員工們都能臨陣不亂，胸有成竹，頂得住一時(shí)超負荷的工作量，經(jīng)得住隨機應變的考驗甚至一時(shí)的饑渴，在忘我的工作中，不忘急酒店之所急，急客人之所急，發(fā)揮酒店整體戰斗力的作用。

實(shí)行靈活適度的彈性工作制

會(huì )議型酒店與其他類(lèi)型酒店相比，在客情均衡度上有著(zhù)明顯的弊端：忙起來(lái)時(shí)，所有員工都得加班加點(diǎn)，甚至夜以繼日；閑起來(lái)前臺服務(wù)員按部就班、出勤不出工，幾乎都處于候客狀態(tài)。這給酒店的人力資源管理工作提出了既要節約又要保證接待的難題。

為了科學(xué)合理地使用人員，并使酒店經(jīng)營(yíng)盡可能處于相對的平衡狀態(tài)，會(huì )議型酒店可按周或按旬調節控制員工的累計工作小時(shí)數，即實(shí)行靈活適度的彈性工作制。這樣，即保證了員工的法定權益，又給酒店降低人力資源成本帶來(lái)了空間。各部門(mén)員工每月先按正常排班及輪休，每逢會(huì )期視情況決定啟用停休人員，同時(shí)有接待任務(wù)的當班人員還需進(jìn)行適當加班。一般會(huì )議的會(huì )期為3天，每次會(huì )議一結束，在一周內陸續安排停休、加班的人員進(jìn)行補休。補休結束后，要充分利用空閑時(shí)間組織員工不斷進(jìn)行培訓、操練。

當然，會(huì )議型酒店也可以在提高硬件設施的利用率上做些文章，充分利用客房變動(dòng)成本低、多功能廳綜合性能強的優(yōu)勢，在無(wú)會(huì )議時(shí)大打散客特價(jià)房，利用多功能廳多辦喜慶宴會(huì )。這樣，能彌補客情不均衡的不足。

編制跟蹤計劃并協(xié)調執行

會(huì )議型酒店會(huì )議服務(wù)的專(zhuān)業(yè)化程度，決定了酒店服務(wù)水準及檔次，接待一個(gè)具體的會(huì )議，酒店該如何深入仔細地開(kāi)展會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后的工作呢？首先，酒店在營(yíng)銷(xiāo)上要富有特色和創(chuàng )意，營(yíng)銷(xiāo)人員必須具備較高的職業(yè)素質(zhì)：精通雙語(yǔ)甚至多語(yǔ)、熟悉各部門(mén)營(yíng)業(yè)狀況、有豐富的談判經(jīng)驗等：二是會(huì )議接待采取“誰(shuí)洽談?wù)l(shuí)負責到底”的原則，不管? ??營(yíng)銷(xiāo)代表或營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理甚至營(yíng)銷(xiāo)總監，會(huì )議的一般決策權歸會(huì )議負責人，由他說(shuō)了算。在接洽會(huì )議的全程中他可以代表酒店與客戶(hù)洽談溝通一切事務(wù)。如因會(huì )議的規模大或級別高，需要成立接待小組的，也同樣由他召集，聽(tīng)他統一指揮；三是會(huì )前主動(dòng)與客戶(hù)溝通聯(lián)系，盡早確切了解會(huì )議的大體規格和總體要求。對缺乏辦會(huì )經(jīng)驗的客戶(hù)，會(huì )議負責人要酌情精心設計幾套方案，包括會(huì )場(chǎng)、用餐、議程編排等，供客戶(hù)參考選用，會(huì )議一旦確定，雙方必須簽訂合同；四是組織召開(kāi)會(huì )議主辦方負責人與酒店相關(guān)部門(mén)經(jīng)理的協(xié)調會(huì )，在一一確認接待細節后編制出詳細周密的接待計劃；五是各部門(mén)在做準備工作時(shí)，就應確立“零差錯”的目標，一定要在細節上狠下工夫，瑣碎的事不能怕麻煩，要從方便客人著(zhù)想，做細做透。部門(mén)內各級管理人員對下屬的工作督查要得力、層層把關(guān)、精益求精；六是會(huì )議負責人在全程跟蹤時(shí)，要做到提前一一驗證接待現場(chǎng)的準備工作是否萬(wàn)無(wú)一失。為了提高客人的滿(mǎn)意度，會(huì )議負責人員必須24小時(shí)手機開(kāi)通，保持與客人熱線(xiàn)聯(lián)系，客人的變更需求和意見(jiàn)要及時(shí)反饋到有關(guān)部門(mén)。任何部門(mén)在獲取信息后都必須密切配合，設法在第一時(shí)間內解決問(wèn)題或改進(jìn)不足，直至客人滿(mǎn)意為止；七是每個(gè)會(huì )議結束后，會(huì )議負責人都要主動(dòng)征求客人的意見(jiàn)，分析存在不足的原因，以便日后糾正預防。

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